onsdag 17. januar 2018

Oppsummering av møte om aktivitetsbaserte arbeidsplasser

Møtet om aktivitetsbaserte arbeidsplasser ble innledet av rektor Berit Rokne, prorektor for utdanning Bjørg Kristin Selvik og prorektor for forskning Gro Anita Fonnes Flaten innledet omkring hva som blir forventet av oss som undervisere og forskere i fremtiden.


Den første delen ble nødvendigvis ganske generell, uten spesifikt å gå inn i forhold som gjelder nybygget. Verd å nevne er at vi utdanner til samfunnet, men også at institusjonen gjennom dette også er med på å forme samfunnet. De forholdene vi utdanner våre kandidater under er også med å forme deres forventninger i deres fremtidige virke i offentlig og privat sektor.

Gitt mål om bærekraft må vi sette opp bygg som kan fungere i mange tiår, noe som med sikkerhet medfører at byggene vil brukes til andre undervisningsformer enn de vi kjenner i dag. På veien vil det være en stor variasjon i undervisningsformer, også når det gjelder ulike former for e-læring.

Del av dette bildet er forskjellige former for omvendt undervisning, dvs at studentene forbereder seg på andre måter enn i dag og at undervisningen dels beveger seg vekk fra den tradisjonelle forelesningen. Videre får vi mer bruk av digital eksamen og varierte vurderingsformer, noe som kan bety økt bruk av hjemmeeksamen og mappevurdering, men det kommer også til å stille krav til infrastruktur ved gjennomføring av skoleeksamen.

Et gjennomgående bakteppe er uansett digitalisering. Stadig mer av informasjonen vi bruker finnes på nett. Det betyr imidlertid ikke at papirbaserte kilder vil forsvinne i overskuelig fremtid, og det reduserer på ingen måte behovet for å kunne forberede seg i stillhet og med konsentrasjon.

Innovasjonspolitikken er blitt en mye viktigere del, knyttet til hva som forventes av forskningen. En ser da på innovasjon i en vid forstand, noe som inkluderer svært mange, forskjellige former for tjenesteinnovasjon. Forskning er i økende grad er noe som skjer i samarbeid med andre, ikke minst i en tid da vi har blitt en flerkampusinstitusjon. Samtidig kommer en ikke forbi at svært mange forskningsaktiviteter i stor grad skjer alene, og med konsentrasjon.


Aktivitetsbaserte arbeidsplasser

Jørund Kjøsnes, fra firmaet Signal, var hentet inn for å snakke om “Rom for strategisk virkemiddel”. Han innledet med å si at prosjektet har nasjonal interesse fordi mange institusjoner vurderer aktivitetsbaserte arbeidsplasser, uten at det er alt for mange erfaringer med konkret relevans for vår sektor.

Utgangspunktete er at rom aldri er nøytrale, samtidig som det er ikke finnes noen direkte sammenheng mellom hvordan man designer et rom og den adferden som skapes og/eller oppstår. En kan bruke design av romløsninger for å endre adferd, men sammenhengene er komplekse.

Kjøsnes tar til orde for at det er enkelt å designe et bygg dersom en er enig om hva som er målet. Her kommer han kanskje nær kjernen av et problem: det er vel få som er klare på hva målet er, annet enn å få folk i hus.

Interessant å se strategien som Kjøsnes viste fra UiS. Vi har vel ikke sett noe slikt fra HVL-Bergen:


Kjøsnes påpeker at de som sitter nær kollegene har mer faglig dialog. Det er i alle fall et soleklart argument for at i den grad det skal være en form for “free seating”, så må dette avgrenses til fagmiljøer, dvs at de som jobber med samme oppgaver og fag sitter nær hverandre. Her har vi hatt noen ganske dysfunksjonelle eksempler i A-blokka, der folk som jobber med vidt forskjellige ting sitter rett ved hverandre. Det er neppe grep som fremmer dialog omkring faglige tema.

Et annet sentralt poeng som Kjøsnes kunne vise ut fra de undersøkelsene Signal har gjort, og som mange nok vil kjenne seg igjen i, er at formelle møter tar mer tid enn de uformelle møtene. Spørsmålet blir dermed hvordan man best legger til rette for uformelle møter. Her vil nok mange mene at cellekontoret faktisk er en utmerket arena for slike møter – langt å foretrekke fremfor kontorlandskapet, enten dette er aktivitetsbasert eller ikke. Her er det også en vesentlig forskjell mellom umiddelbare, men planlagte møter, og tilfeldige møter. I første kategori finner vi alle nyttesamtalene, der vi stikker hodet inn døra eller sitter ned i tre minutter for å fikse et konkret problem. I slike tilfeller oppstår møtet uformelt, men fordi vi har en plan med å stikke hodet inn døra. I den andre kategorien er møtene som oppstår uten at disse er planlagt typisk praten ved kaffetrakteren (for de som er så heldige at de har en i nærheten). I slike møter kan nok nye ting oppstå, men dette er tross alt ikke der behovet for korte, uformelle møter er størst.

Kjøsnes fortalte videre at de fleste av oss er 30-55% av tiden er på kontorarbeidsplassen. Isolert sett kan en nok argumentere for at det tilsier at vi bør kunne dele på kontorene. Samtidig ser en hvordan kontorplassene ofte brukes i mellomtiden, mellom forelesninger, møter, andre avtaler, ryddig, kortmøter etc. Det at en kan gå til et kontor der datamaskinen er påslått, stolen ledig, det du jobbet med sist ligger klart, osv er enormt tidsbesparende. En pause på noen minutter kan dermed brukes, før en går tilbake til andre oppgaver. Skal en lete rundt etter en plass forsvinner denne mellomtiden. Igjen får en følelsen av at det skorter litt på fingerspisskunnskap om en undervisers hverdag. Om ikke annet er det et soleklart argument for at arbeidsplassene må være organisert slik at det er et arbeidsfellesskap (typisk en seksjon) som har kontroll på plassene i et gitt areal. Dermed kan en raskt finne en egnet plass, om enn ikke like raskt som på kontoret.


Organisasjoner som samarbeider mye bruker mindre areal, men Kjøsnes spesifiserer ikke hvilke bransjer dette gjelder. Jeg har en liten mistanke om at det gjelder bransjer som er ganske entydige i sin virksomhet. Undervisning, forskning og læringsarbeid er jo virksomhet som nærmest per definisjon er tuftet på samarbeid, men vårt problem er jo snarere mangel på plass. Igjen får en litt følelsen av at tallene som presenters kanskje ikke er så relevante for vår virksomhet.




Kjøsnes sa mye interessante, men utsagnet om at ansatte “kommer til å ha 4-5 rom til enhver tid, som står å venter på deg” er vel å ta i litt hardt. Hvordan det skal gå sammen med en arealbesparelse, samtidig med at de fleste er på jobb, henger ikke sammen.

Bygget dimensjoneres slik vi får det fortalt for 75 ansatte inne i hver etasje, med 150 steder der en kan sette seg ned.

Kjøsnes påpeker videre det alle som jobber i landskap kjenner til (jmf utdeling av støydempende hodetelefoner): det vil bli en utfordring å knesette hvor det skal være stille og hvor en skal samhandle.

På spørsmål om hvorvidt en har gode løsninger for de private boksamlingene peker Kjøsnes på at en innad i et fagmiljø ofte har mange eksemplarer av samme bok - gruppesamlinger er dermed en mulig løsning. Dette må imidlertid lokaliseres nær fagmiljøene, noe som igjen taler for en ganske streng inndeling av arealene.



Vandring gjennom bygget

Knut Kismul, hjulpet av Øyvind Fosse fra Senter for nye medier, tok oss med på en virtuell vandring gjennom bygget



I etasjene med kontorer kommer en først inn i et åpent aktivitetsareal. Stillesoner i hver ende av kontorarealene.
 


Det blir tydelig sagt at dersom en skal kunne jobbe godt i dette bygget er det nok en forutsetning at man kommer bort fra de store papirmengdene. Bygget vil ikke få plass til alle de bøkene som noen av de ansatte har i dag.

Det vil ikke være anledning til samtaler og telefonbruk i stillearealene, noe som medfører at veiledning nær de ansattes kontorplass må skje i sosiale soner og i multirommene.

I diskusjonen ble det stilt spørsmål ved hva brukermedvirkning faktisk innebærer? Mange har forsøkt å komme med sine argumenter, uten at de føler at de blir hørt. Dette i lys av at alle veggene og selve konstruksjonen av bygget nå er lagt. den videre prosessen handler om innredning av lokalene.

Akkurat slik som sist virker det som om det er logikken i selve det fysiske byggeprosjektet som presser på i forhold til tidsfrister - en har derfor ikke god tid.

Hva forteller forskningen

Knut Inge Fostervold innleder med å påpeke at arbeid og restitusjon er to sider av samme sak. Utvidet og generelt mer fleksibel arbeidssituasjon bidrar til å øke den totale belastningen på de ansatte. Videre peker han på at “Quality of working life”, det som er selve kjernen i den nordiske modellen, er under sterkt press. Trepartssamarbeidet og grunnlaget for dette er ikke det samme som tidligere. Folk opplever brukerprosessene som falske - man har ikke lenger reell medvirkning.

Generelt er det stort fokus på sosial organisering og en tro på at en kan få mer ut av de totale ressursene ved å jobbe mer sammen. Dette henger videre sammen med ideer om strømlinjeforming (LEAN) - holde produktiviteten oppe - hvordan legge til rette for at team fungerer så godt som mulig

Fleksikontorer og kontorlandskap kan være mange forskjellige ting. Kontorlandskap som løsning markedsføres som noe som fører til mer samarbeid, flatere hierarki, lettere kommunikasjon, økt teamfølelse, men Fostervold lar spørsmålet om hvorvidt dette sammenfaller med realitetene henge i luften.

Støy er den viktigste parameteren - snakker også om lav støy, der meningsbærende støy (dvs samtaler) er verst. Støy er et gjennomgående og grunnleggende problem. Det klages i nesten alle overganger til åpne landskap, også der man har stille soner. Støy akkumuleres, og støy av stemmer er det som forstyrrer mest.

Privat rom og skjerming er måter som lar den enkelte ansatte oppleve en viss kontroll over tilgjengelighet. Tap av slik kontroll har påviselig negative konsekvenser for produktivitet

Fostervold kommer også inn på i hvilken grad påvirkes sosial interaksjon og samarbeid henger sammen. Romløsningene i seg selv letter ikke kommunikasjonen mellom kolleger. Skal en få til mer samarbeid må en begynne å jobbe annerledes. Mye tyder på at fordelene med åpne og aktivitetsbaserte lsøninger utkonkurreres av de negative konsekvensene.

Sosial grupppetilhørighet har ikke mye å si for produktiviteten, men grupperelatert tilhørighet øker produktivitet.

I praksis flytter ansatte lite på seg, selv i åpne landskap. Fostervold slår, smått ironisk, fast at “Clean desk er kanskje ikke en god ide, bortsett fra at det holder det ryddig på pulten”

Fostervold karakteriserer utviklingen som lite innovativ, og spør hvem leverer spennende kontorløsninger basert på celleløsninger. En ender ofte med å sammenligner noe gammelt (karikaturen av cellekontoret) med noe nytt, relativt udefinert.


Oddvar Skjæveland innledet sin økt med å vise til at forskning spiller liten rolle for driverne for utviklingen mot aktivitetsbaserte arbeidsplasser. I en norsk kontekst er regjeringsapparatets forflytning etter 22. juli av mye større betydning.

Aktivitetsbaserte løsninger er ikke en type løsning. Statsbygg er skeptiske til denne typen løsninger, ifølge Skjæveland, fordi brukerne tillegges så stor rolle. Byggenæringen har heller ingen gode metoder for å nærme seg brukerne.

Løsningene skal per definisjon være tilpasset brukernes behov. Her kommer ikke Skjæveland inn på at cellekontor er “one size fits all” , men nevner ikke at dette kun gjelder det fysiske arealet. Cellekontoret er jo ellers den beste garantisten for mulighetene for individuell tilpasning.

Skjæveland viser videre til at de fleste ikke ønsker endring. dette handler først og fremst sammen med at vi alle har optimalisert egne arbeidsprosesser i forhold til de rammene vi har, Endring betyr dermed merarbeid, i alle fall inntil et nytt system har satt seg.

I spørsmålsrunden blir det vist til saken med ombygging av bygningsmasse ved universitetet i Malmö. Det blir sagt at dette bygget kunne vært perfekt, f eks for et privat foretak, men at det har vist seg ikke å fungere for utdanning og forskning. Her var det ingen god planlegging i forkant og det har heller ikke kommet ut med noen god konklusjon i forhold til hva som gikk galt,. Vi bygger en hel masse bygg der vi ikke vet hvordan disse skal brukes.

Forventning om at en skal begynne å jobbe på små skjermer. Samtidig går utviklingen i retning av at en ønsker å jobbe på stadig større skjermer

Mye i litteraturen som peker på at en del løsninger ikke er egnet for bygg i vår sektor. Litteraturgjennomgangen videre peker på en rekke problemområder som en må adressere. Det som må være førende er hvilken type jobb som skal gjøres.

Siden dette ikke er et referat tillater jeg meg å spille inn en klassiker på dette området: “How buildings learn”, en bok skrevet av Stewart Brand og med en tilhørende fjernsynsserie



Brands gjennomgående poeng er bygg som blir en suksess for brukerne er de byggene som evner å ta opp i seg endring. Dvs det er de byggene som brukerne kan tilpasse sin faktiske bruk. Dette er en annen inngang til den logikken som aktivitetsbaserte arbeidsplasser synes å basere seg på. Der det aktivitetsbaserte fordrer at brukeren flytter seg i forhold til oppgavetyper, er motsatsen å gjøre endringer i de omgivelsene du faktisk befinner deg.

Et ganske godt eksempel, synes jeg, stammer fra min egen huskestue (cellekontoret): for tiden jobber jeg med å utvikle et nytt studium i programmering. Mitt arbeid er bare en liten del av helheten, men jeg kobler fra tid til annen opp en liten datamaskin for å teste ulike løsninger. Innimellom spiller jeg inn skjermvideoer, for å vise studentene hvordan de kan jobbe. Det betyr at jeg også har en mikrofon stående. Ved siden av har jeg satt inn et bord med en 3D-printer, og ved siden av der igjen står det attpå til en stol på bordet – brukt som et enkelt animasjonsbord. Andre ansatte vil selvfølgelig ha ganske andre eksempler. Poenget her er at fordi jeg har kontroll på rommet kan jeg raskt tilpasse det mange ulike typer bruk. Alternativet kunne selvsagt vært 4-5 aktivitetsbaserte arbeidsplasser: kontorarbeidsplassen, innspillingsstudio for skjermopptak, 3D-printerrom, studio for animasjon, etc

Tygg litt på denne illustrasjonen med dette som bakteppe:



Prosessen videre

Til slutt viste Berit Rokne til rapporten fra KD om campusutforming:

Kunnskapsdepartementet bestilte i august 2017 en systematisk kunnskapsoversikt om campusutforming, undervisning, læring, samarbeid og forskning i høyere utdanning.

Rapporten gir oversikt over forskning om hvordan utforming av campus spiller inn på læring, trivsel og samarbeid. Rapporten peker videre på behov for rom og arealer som legger til rette for samarbeid, diskusjon, deltakelse og tilgang til teknologiske verktøy.

Rapporten fremhever også at en campus skal samle og forene hele universitetsfellesskapet og gi arkitektonisk uttrykk for universitetets oppdrag i bygd form. Da er det viktig at utviklingen av campus involverer dette fellesskapet.

Lillejord m fl. (2017) Campusutforming (PDF)

Ved HVL-Bergen blir det i første omgang blir det opp til ansatte å melde sin interesse. Rektor nevner imidlertid muligheten for å samle miljøer, og en må vel forstå dette slik at det er grupper som melder interesse, ikke enkeltpersoner.

Hvem som skal inn i K2 bør være klart før sommeren, noe som i tilfelle gir et par år til bygget står ferdig.

I diskusjonen påpekes det at prosessen så langt ikke har gitt en reell medvirkning. Høgskolestyret satte brukerutvalgets innstilling til side. Dette setter den videre prosessen i et spesielt lys.

Universitetsambisjon 2023 - dette innebærer mer forskning. HVL må dermed legge til rette for økt forskningsaktivitet. Hvorfor ser en ikke til gode forskningsmiljøer og hvilke løsninger de legger opp til (f eks NUPI, NTNU, UiO). Det som det har blitt vist så langt har fint liten overføringsverdi til vår sektor.

Vil ansattrommene være tilgjengelig for studenter? Legger opp til fleksibilitet, men ut over det er ikke noe bestemt.

Studentene etterlyser grupperom. Lagt opp til mange grupperom med 6-15 plasser.

Vil de som er K2 få tilgang til rom i K1? Politikken er at en i størst mulig grad skal dele på det vi har.

Hva er begrunnelsen for free-seating? Dette er kjernen i det aktivitetsbaserte - dvs en skal kunne plassere seg der det er mest hensiktsmessig.

Hvorfor har man ventet så lenge med å bestemme hvem som skal inn i det nye bygget? Mener det er lettere å jobbe med dette når en vet noen av rammene for hvordan bygget blir seende ut.

Skal K2 være et 24/7-bygg? Jo åpnere desto bedre, ifølge rektor.

Ingen kommentarer:

Legg inn en kommentar